管理職・マネジメント編

前回は 5. ボトムアップを歓迎する  についてお伝えしました。

今回は 6. 文字によるコミュニケーション上の注意点　についてご紹介します。

6. 文字によるコミュニケーション上の注意点

すでに経験がある方が多いと思いますが、文字のコミュニケーションは誤解されることが多くあります。特に、書き手は特別な気持ちを持たずに書いた内容を読み手が別の解釈をして怒る、ということは良くあります。

在宅・リモートワークはオフィスワークに比べて孤独です。
雑談も少ないため、ストレスを感じ、知らず知らずに上司やチームメンバーに不信感を募らせる場合もあります。

そのような状況であれば、書き手が単に事実を述べただけでも読み手はネガティブに解釈しやすくなります。場合によっては、読み手は自分が攻撃された、責められた、と感じることもあります。

部下側からも、上司はリモートワークの方が機嫌が悪い（または悪く見える）という意見を聞きますので、リモートワークと文字のコミュニケーションにネガティブに反応するのは、部下だけとは限りません。

ただ、読み手がネガティブに捉えたらどうしよう、と悩むとキリがないですし、上司側の生産性が落ちますので、ここでは防止策をいくつかご紹介します。

いずれにせよ書き手は、文字のコミュニケーションでは、読み手がよりネガティブに解釈する可能性を踏まえた書き方をする必要があります。

解決策①
最初に、「いつもお疲れ様」「ありがとう」「これ素晴らしいね」とポジティブな枕詞を入れる。これは一番重要です。最初の印象は全体の印象を決定づける１要因ですので、ポジティブな枕詞は必ず入れてください。

解決策②
枕詞の後に「xxは大丈夫でしたか？」「どうでしたか？」と相手の様子を伺う言葉を入れる。

解決策③
「〜しました」「〜です」「〜と思います」の語尾に「―」や「よ」「ね」をつけ、より話し言葉に近い形にする。
「〜しましたよ」「〜でーす」「〜と思いますね」と言った感じです。関係性によっては絵文字（最後に☺️ など）を入れることで、書き手は責めていない、怒っていないことを伝えることができます。

解決策④
褒める言葉をあえて入れる。
オフィスワークの場合、「お、いいね、それ」や「なかなか優秀だな」と上司が感じたことは表情に表れますし、チームメンバーは上司の表情をよく見ているので、チームメンバーはある程度自分の仕事の評価を認識できます。在宅・リモートワークでは、そのような表情が伝わりませんし、多くの部下は「これで大丈夫かなぁ」と少し不安を持ちながら上司に仕事の進捗を伝えたり、報告したりしています。
小さな不安もネガティブな解釈の元になり、同じ言葉を使っていても違う解釈をする可能性を高めます。
上司からしたら修正点がない素晴らしいものであるからこそ、何もフィードバックせず「お疲れ」と言ったけれど、部下側は「お疲れ」しか言われないことに、それほど重要な仕事ではなかったのか、あまり出来が良くなかったのでコメントしないのか、などと無用な心配をしてしまいます。無用な心配は他の仕事の生産性を下げますので、ポジティブなフィードバックや感想は、あえて、繰り返してでも伝えてください。

解決策⑤
文章の最後に「いかがですか？」「何かあれば意見ください」など相手の意見を歓迎することを示す。

上記の解決策をもってしても「文字情報だけ」だと、職場でのコミュニケーションと比較すれば、どうしても読み手はネガティブな誤解をしがちです。
もし、懸念を感じた時、相手に誤解をさせたかも、と不安になった時は読み手の方と直接（オンライン会議などで）話をすることをお勧めします。少し手がかかりますが、いつもより少し多めの配慮をすることで、部下は上司の気持ちを理解し、両者の信頼関係は向上し、チーム全体の意欲とパフォーマンス向上に繋がって行きます。

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次回は 7. 誤解が生産性を低くする をご紹介します。