管理職・マネジメント編

前回は 2．説明力＋相手の理解力を確認する力 についてお伝えしました。

今回は 3. いつもより多めのホウレンソウ　の重要性についてご紹介します。

3. いつもより多めのホウレンソウを

これまでお伝えした在宅・リモートワークのマネジメントと重複しますが、在宅・リモートワークではこれまでオフィスで何気なく、無意識レベルで行っていた雑談を通じた確認、周りの力を借りて指示を理解する、お互いの仕事の状況を知る、などができなくなります。

多くの社員はそれでも状況に適応しようとどうにか自分が理解した範囲で業務に取り組む場合が多いでしょう。つまり、これまで周りの力を借りて修正していた方向性や解釈も実施されなくなるため、指示した仕事と完成した仕事の乖離が更に大きくなりがちです。

また、体調不良や煮詰まった状態も多めのホウレンソウで早期に解決できる可能性が高まります。小さな子供がいる部下は、保育園や小学校の自粛により家で仕事することが難しい人もいます。

オフィスであれば、ちょっと様子がいつもと違う、など気づくことも在宅・リモートワークでは気づきません。部下側もあえて伝えることでもない、と遠慮してしまいがちです。部下の状況を確認するためにも、働きやすい環境サポートのためにも小さなホウレンソウを行う仕組みを作る、上司の方から、途中で良いから進捗を確認させて欲しい、とホウレンソウを促すことが必要になります。

「前に説明したよね」は厳禁

特に在宅・リモートワークにおいては、「前に言ったよね」「前に説明したよ」はできる限り辞めることをお勧めします。そうすることで、部下は聞き逃したことを自分の上司に確認しづらくなり、また、前に言われたかも、と自分の頭で不確かな記憶を繋ぎ合わせて別の解釈をしてしまいます。

もちろん何度も同じ説明する上司の方も大変ですが、別の解釈をした上で出来上がった仕事をもとに戻すことは、自分でやっても第三者に任せても、多大な時間とエネルギーを要します。

些細なことで質問、確認をしにくいのが在宅・リモートワークとオフィスの大きな違いです。もちろん在宅、リモートワークは些細な質問、確認がない代わりに集中して業務に打ち込める、無駄なやりとりがなくなる、など利点もありますので、その利点を生かすためにも、お互いがしっかり理解し合うまでは、チームメンバーと小まめに、時には必要以上に進捗報告や段取り確認をすることをお勧めします。

朝メール、午後メールを活用

オススメする解決策としては、朝メールで今日すべき仕事や優先順位を確認することと夕方5時前後に仕事の進捗を確認すること、をセットでルーティン化することです。チームメンバーが朝仕事を始めるときに、各人に今日すべき仕事と優先順位を書きリーダーにメールしてもらいます。
そうすることで、リモートでも仕事を始める時間も把握できますし、自然とチームメンバーが自分で仕事を考え自主的に取り組むようになります。

また、夕方に一度（途中確認として午後3時前後でも良いと思います）今日の仕事の進捗、この後（今日中か明日）にすべきこと、などを書いてもらいます。もしリーダーの思惑と違うのであれば、オンライン会議機能などを使ってリーダーが説明すれば良いと思います。リーダーとの思惑の違いを文章だけで返事をすると、相手は焦りからリーダーの意図を誤解する可能性が高くなるので、この場合はできる限りオンラインで顔を見ながら会話をし、理解してもらうことが重要です。

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次回は ４. 雑談の使い方 をご紹介します。