在宅・リモートワーク成功の7つの鍵 Vol.1

管理職・マネジメント編

ワークシフト研究所
代表取締役社長 小早川

緊急事態宣言は一旦解除されたものの、多くの企業で在宅・リモートワークが続いているようです。これを機にオフィスの面積を狭め、オフィスの役割を「毎日机に座って仕事する場」から「必要に応じて週に数回集まって仕事する場」へとシフトさせる企業も出ています。

直近数ヶ月間、慣れない在宅ワークで試行錯誤されている方も多くいらっしゃると思います。働き方の変化によって、予想外のストレスや逆に快適さを経験していることと思います。

特に部下を持つ管理職の方は、リモートで部下の勤怠管理、モチベーション管理、タスク管理などを行わねばならず、これまでのマネジメント手法に限界を感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

今回は在宅・リモートワークの利点を活かし、組織の生産性を上げるために必要なマネジメントスキルを、様々な研究結果や専門家の意見、弊社が持つ約2000人からなるコミュニティからの声、そして創業以来在宅・リモートワークを実践している弊社での経験を「在宅・リモートワーク成功の7つの鍵」としてまとめ、ご紹介していきます。

在宅・リモートワーク成功の7つの鍵 管理職・マネジメント編  

  1. 役割分担、仕事の切り分け
  2. 説明力+相手の理解力を確認する力
  3. いつもより多めのホウレンソウを
  4. 雑談の使い方
  5. ボトムアップを歓迎する
  6. 文字によるコミュニケーション上の注意点
  7. 誤解が生産性を低くする

7回に分けて、項目毎に具体例を出しながらご紹介いたします。

1.役割分担、仕事の切り分け

在宅・リモートワークで組織の生産性を上げるためには、役割分担と業務内容を明確にすることが重要になります。組織をいわゆる「ジョブ型」にシフトする、ということです。

ジョブ型の組織で最も重要なのはチームメンバー(管理職含む)一人一人の「ジョブディスクリプション(業務内容の明示)」です。社内で正式なジョブディスクリプションがない場合は、組織のリーダーがチームメンバーの役割分担と業務内容の明確化に務めることが重要です。役割分担を明確化する際は、できる限り具体的にどんな行動をすれば良いのか、を明示するとより効果的です。

これまで「Aさんはこの業務の主担当、Bさんは副担当。あとは2人でよしなに。」という形で仕事が進んでいた職場は改善が必要です。この場合は、「Aさんは主担当として、全体をリードし、エグジットまでタスク管理をしっかりやって欲しい。BさんはAさんの資料作成をサポートして欲しい。Aさんは猪突猛進なタイプなので、Bさんがブレーキ役となってバランスをとって欲しい」など、具体的に誰に何をして欲しいか、を明確にする必要があります。

明確に指示しても、実際に業務を進めている間に必ずこぼれ球が出てきます。しかし、在宅・リモートワークでは、相手の様子を見ながら業務を進めることができませんから、これまでの様に気のつく人が状況に応じてこぼれ球を拾うことも非常に難しくなります。リモートワークでは、いかにこぼれ球を見つけ、拾うことを仕組み化するか、が鍵になってきます。

リーダーは、業務を進める間に、どんなタイプのこぼれ球が出てきそうか、を想定し(チームメンバーに考えてもらう、でも良いと思います)、想定するこぼれ球が出た際は具体的に何をして欲しいのか、どんなことがこぼれ球を拾うための意味ある行動なのか、を伝えることが重要です。

オフィスワークではなんとなく解決していたこぼれ球も業務の1つと切り分けタスク管理することで在宅・リモートワークをスムースに回すことができます。

業務の切り分けには、部下一人一人の特性やスキルをより理解することも重要です。それぞれの長所を活かすことで生産性の高い組織が実現していきます。

一方で、仕事を切り分けることが苦手な人がいます。優秀な方の中には切り分けだけがどうしても苦手な(またはできない)方もいます。その場合は、チームメンバーの切り分けスキルの高い人の力を是非借りてください。または、実際に業務を行っている当事者を巻き込むことも有効です。

その際、リーダーは、チームメンバーに業務の全体像やゴールを説明しつつ、見落としがちな懸念事項をしっかり伝えて欲しいと思います。先ほどの例を使いますと「偏った視点の資料にならないようにしたい。多面的な視点はAさん以外の人にも見て欲しい。正確なデータや詳細の説明も重要だが、最終的にはお客様にわかりやすいものにしたいのだけど、どのような役割分担にしたら漏れなくできるだろうか」という具合に聞いてみてください。チームの中に具体的なオペレーションに落とし込むスキルに長けている人がいるはずです。またはチームのメンバーが協力しあって役割分担してくれることもあります。
これまで活躍の場が乏しかった社員がリモートワークで予想外に役割分担能力を発揮し、リーダーシップをとってくれることもよくあります。

重要なのは、業務の全体像とゴールをシェアしながら、チームメンバーが明確な役割分担、オペレーションの責任範囲を「具体的な行動」として理解することです。リーダー自らが決め手足を動かさなくても、チームメンバーが手足を動かせるためにリーダーは場を提供する立場になるのでも良いのです。 業務の内容を細かく切り分け、役割分担を明確にすることが在宅・リモートワーク成功の第一のステップです。

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次回は 2.説明力+相手の理解力を確認する力 です。

<株式会社ワークシフト研究所とは>
『Work Shift Institute』は、 実践的なケースディスカッションを軸とした「ワークシフト・メソッド」を用いた意識変革・組織改革を専門とする研究機関です。「ビジネス×アカデミア」の叡智の交流を促進させ、限られた時間で最大限の成果と、付加価値を創造する個人と組織を創ります。
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