在宅勤務の管理tips:その③自宅の整備、その④個人の意識

ワークシフト研究所
所長 国保祥子

育休プチMBA®代表、静岡県立大学准教授の国保です。

その①職場の制度編」と「その②職場の管理編」に続いて、今回は「個人がやること」がテーマです。

快適な在宅勤務のためには、個人側が仕事をする上での環境を整えることも必要です。
ハード面とソフト面にわけて説明します。
多くの場合、業務に対する主体性と面白さはセットになっています。
在宅勤務だからといって受け身になれば、仕事の面白さも奪われますので、仕事のやりがいを感じるためにも環境整備は重要です。ここではコミュニティ*の皆さんが、働く個人として気をつけていることをあげてもらい、組織マネジメントの視点でその意図や効果をまとめています。

③個人が整えるべきハード面(環境や制度)

前提として、多少不便でも自分が慣れることで対応するという方法は短期間であれば有効ですが、現状のようにこの困難がいつまで続くかが不明瞭な状況でその手を使うと、長期化したときのダメージが破壊的になります。短距離向きの走法では長距離は走れません。不明瞭だからこそ、なるべく早期に長期的な視点で環境を整えたほうがよいでしょう。

労働環境整備

  • 会社のパソコンと同等のスペックの個人パソコン(貸与でもよい)、安定したインターネット環境。
  • オンラインミーティングに対応した環境(部屋、椅子、机、ディスプレイ等)。
  • 夫婦でリモートワークの場合は、寝室とリビングなどの棲み分けが必要になる。
  • 机も必要だが、適切な椅子がないと腰痛になる。会社がレンタルして貸与、バランスボールを利用するという手も。
  • WEB会議がしやすいワイヤレスイヤホン(Jabra、AirPods、PLANTRONICS等)。片耳ワイヤレスであれば、通話しながらの作業や育児も可能。背景音を拾わないものであればなおよし。
  • 通勤分の運動量が減っているため、健康管理のためのヨガや散歩する。こだわりおやつ等メンタルケア対策も必要。
  • 在宅勤務でも、通常と同じ時間に業務を開始して終了する(但し登園自粛・休校時はタイムスケジュールが管理しにくい)。
  • 職場の共有カレンダーにもランチやお迎えの時間、作業内容を記載して状況をシェアしておく。

こどもが休校・休園時の在宅勤務における工夫

  • 親の仕事エリアとは別の居室を用意する。
  • 会社に対して子どもをオープンにしてWEB会議でも紹介しておく。但し、WEB会議中は必要以上に相手をしない。構ってもらえると学習することでこどもは毎回乱入するようになるため、言い聞かせられる年齢であれば「この時間帯だけは邪魔をしないで欲しい」とあらかじめ言い聞かせて、実行できたらひたすら褒める。
  • こどもの就寝時間に合わせて就寝し、早朝(3-7時)に仕事をする。
  • 早朝に公園で一時間程度の遊ぶ時間を持つことで、午前中を落ち着いて過ごせるようになる。
  • 子どもが好きな食べ物、アプリ、動画、おもちゃ等、子どもの興味をひくものを幅広く常にストックしておく。Youtube(Super simple songs, peppa pig, alphablocks等英語教育系、実際にアップはしないが動画にうつる側になった設定で録画して話をさせる、動画の感想を聞く時間を設ける等)、探求学舎、マインクラフト、Switch、レゴ、粘土、室内で運動ができる用(ジャングルジム、トランポリンなど)、昔の遊び(けん玉、こま、あやとり)など。
  • 小学生くらいになれば、家の前で縄跳び、シャボン玉、キックボード等で遊ばせる。
  • 小学生なら、子どもに毎朝自分で一日の予定を立てさせて親子で確認し、その予定に合わせて昼食やパソコンを用意する。

その他、育休プチMBAまたはWSIプチMBAの参加者が参加できるコミュニティ*では、多くの知恵や情報が共有されています。こうした情報交換ネットワークをお持ちになることもおすすめします。

④個人×ソフト留意するべきソフト面(意識やコミュニケーション)

今回のような未曾有の事態では、企業や管理職も混乱しています。こんなときは誰かに何かを与えてもらうのを受け身で待っていると不満が募りやすいため、自分から環境を作り上げるというマインドを持つことをオススメします。育休プチMBAが提唱している「マネジメント思考」で、上司の目線を想像しながら動いてみましょう。その際に「問題発見・解決思考」や「リーダーシップ」などの知識があれば、さらにやりやすくなるでしょう。

スケジューリング

  • タスクを可視化し、タイムトライアル的に「この時間で終わらせよう!」と意思を持って仕事に取り組む自律的な姿勢を持つ。
  • 自分の集中力が続く時間に合わせて、1日の中で細かくタスクを組むスケジューリング(段取り)。
  • 電話も来客もなく自分のリズムが狂わない分、事前に計画をしておかないとメリハリがなく非効率になる。在宅勤務に移行したことで、これまでの電話の多さやその影響で業務生産性が悪くなっていたことにも気づいたという声も。
  • 在宅だからこそ、上司や同僚からの信用を確保することと、自分のリズムを守ることを重視して、30分刻みで予定を記入する。休憩も計画する。

職場コミュニケーション

  • 相手に伝わりやすいテキストコミュニケーションを心がける。
  • 求められなくても、自分の仕事の進捗や状況を周知できる発信力を持つ。
  • ITスキルが低い人が動けなくなっているという状況を踏まえ、スキルが高い人が積極的に状況確認を進めたり、自分から情報を集めにいったり、上司からの指示がなくとも部下から普段より丁寧に確認したりという行動をとることでチームが機能的になる。
  • Snap Cameraで変身してWEB会議で笑いをとることで組織の雰囲気をよくする。

家庭内コミュニケーション

  • 在宅の家族にWEB会議の時間とカメラの有無を共有しておく。
  • 在宅勤務でも家事に手をかけすぎない。いつものミールキットなども利用する。
  • 昼食を朝のうちに用意することで、昼食作りに意識と時間をとられないようにする。
  • メイク、仕事着に着替えることで意識を変える。

緊急事態宣言下における在宅勤務を乗り越える

なおこれまでも言及しているとおり、通常の在宅勤務では元気なこどもが同じ空間にいるということはありません。
しかし現状の緊急事態宣言下でこどもが休校中の場合、こども自身がストレスを溜めていたり、エネルギーを発散させる機会が無かったりという問題を抱えています。
 こうしたこどもへの対応が十分にできないという罪悪感と、業務のための十分な時間が確保できないという職場への罪悪感の両方を抱えながら働いている人の苦悩やストレスは強く、そのストレスのためにパフォーマンスを下げる人も少なくありません。ストレスへの対処法をコーピングといいますが、今回は社会情勢やこどもといった問題そのものをコントロールすることがむずかしい状態なため、問題の解消を目指す問題焦点コーピングではなく、ストレスを感じる側の認知を変える情動焦点コーピングが適しています。
 例えば「こどもや家族とこんなにも長く時間を過ごせることは、長い人生でも貴重な機会であり、楽しむべき状況だ」「こどもがこんなに構ってもらいたがるのもあと数年間しかない」と状況の捉え方を変えたり、同じ立場の人と悩みを共有したり、夫婦で交代して一人で散歩や運動の時間を確保するなどが対処法として考えられます。

悩んでいるのはあなただけではありませんし、うまくいかないのはあなたの努力が足りないからではありません。そもそも現状の難易度が高いのだということを念頭に、一人でがんばろうとするのではなく、夫婦や同僚とチームとして支え合いながら乗り越える方法を考えてみてください。


* 【勉強会参加者限定コミュニティ】は、育休プチMBA®、WSIプチMBA、その他㈱ワークシフト研究所の勉強会・セミナーに参加された方のみが参加できるFacebook上の限定コミュニティです。セミナーに関する講師陣への質問はもちろん、参加者同士が働き方や子育てなどに関する情報を交換しています。


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※ 「在宅勤務の管理tips」は、国保が職場における人や組織を研究する経営学者として、育休プチMBA等の勉強会参加者コミュニティで在宅勤務をうまくまわすための知恵を募り、取りまとめ、経営学の知見を元に整理したものです。経営者・人事担当者、そして様々な立場・状況で働く方の働きやすさ、生産性向上にお役立ていただければ幸いです。


会社やチームが留意するべきソフト面(意識やコミュニケーション)、④個人の意識については、ワークシフト・メソッドによる研修で「意識変革」から「行動変容」につなげることが可能です。
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